Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примерыТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).
В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

  • Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
  • Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
  • Книга учета движения ТК– 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

  1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
  2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
  3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
  4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

  • ФИО по паспорту (не сокращаем)
  • Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
  • Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
  • В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
  • Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
  • Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
  • Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

  • Порядковый номер записи
  • Дата приема сотрудника
  • «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
  • Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06). Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Сведения о работе

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры 

Увольнение

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры 

Сведения о награждениях

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при приеме на работу?

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Обязанность делать записи в трудовой книге относится к полномочиям работодателя или сотрудника отдела кадров, если данный отдел вообще имеется.

При попадании к работодателю и соответствующем заключении трудового договора, работник оставляет у работодателя свою трудовую книжку или же заводит ее впервые и имеет право забрать только по факту увольнения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Но на самом деле сотрудник отдела кадров или же работодатель должны знать множество нюансов, которые касаются внесения каждой записи. Сам вид записи будет зависеть от должности работника и от множества других факторов, которые так или иначе влияют на вносимую запись.

Нельзя недооценивать труд работника отдела кадров, поэтому в помощь начинающим кадровикам, а также для общего просвещения работников, в этой статье мы рассматриваем разные ситуация внесения записи в трудовую книгу.

Порядок и правила заполнения трудовой книжки

Прием на работу сотрудника занятие очень ответственное. Помимо того, что нового работника необходимо быстро ввести в курс дела, для того что бы он как можно скорее стал выполнять свою трудовую функцию, необходимо также правильно оформить его трудовой документ.

Многие работодатели или сотрудники отдела кадров по неаккуратности или из-за отсутствия опыта не редко делают ошибочные записи при заполнении трудовой. Из-за этого работнику приходится менять не только один бланк трудовой, но и книжку полностью.

Поэтому, в особенности, если это ваш первый опыт, вы должны отнестись к заполнению трудовой книжки как можно более грамотно.

Заполнение

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Но в случае, если вы оформляете работнику трудовую по причине того, что это его первое рабочее место, вам будет необходимо самостоятельно заполнить титульный лист. Для этого вы должны написать в приготовленном месте имя, фамилию и отчество работника, а также его дату рождения, информацию об образовании и специализации.

Проверьте тщательно каждую оставленную запись. Обязательно, особенно если это первый ваш опыт, а также при заполнении используйте образцы.

Теперь, когда запись на заглавном листе оставлена, можно переходить к следующим пунктам.

Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Чтобы правильно внести запись о приеме работника на совсем новую работу вам понадобится два документа. Первый – это трудовой договор работника, а второй документ, это приказ, изданный по организации.

В крайнем левом столбце укажите порядковый номер записи, и если ей предшествовала еще одна – отступить ровно одну строчку.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Теперь вы уже можете написать, на какую именно должность принят работник, а также указать наименование организации, принимающей работника в свои ряды.

Теперь вам необходимо вписать номер приказа, а также дату его издания.

Только после этого вы можете ставить печать организации и просить работодателя оставить свою подпись. Только после этого работник считается официально трудоустроенным и за него начнут немедленно отчислять платежи.

Какая ставится дата?

Если говорить о дате приема на работу, то, как правило, официальной считается дата заключения непосредственного трудового договора между конкретным работником и работодателем. Но помимо этого, официальной датой также может считаться день, с которого трудовой договор вступит в силу, например, спустя выходные, начиная с понедельника.

Ставится ли печать?

При приеме на работу в трудовой книге в обязательном порядке ставится печать. Это доказывает тот факт, что работник не сам вписал себе данную запись, а действительно осуществлял трудовую функцию.

Иногда печать в трудовой книге сопровождается наклейкой в виде голограммы. Как говорят многие кадровики, это дополнительная защита от недобросовестных работников.

Указывается ли ставка?

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Но многие работодатели ошибочно заносят эти данные в бланк трудовой книжки, тем самым создавая возможность полной замены трудовой, что весьма невыгодно для работника.

Читайте также:  Развод: легко ли отозвать заявление на развод без содействия юриста

Прием на работу генерального директора

При приеме на работу генерального директора в трудовую также вносится информация о дате и должности такого работника, однако документальным основанием для принятия будет являться не приказ, а решение учредителей компании.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Водителя

Если вы принимаете на работу водителя, то не стоит вписывать в трудовую марку автомобиля на которой он будет осуществлять свой труд. Гораздо важнее перед приемом на работу посмотреть результаты пройденной им медицинской комиссии и только после того начинать заполнять трудовую в общем порядке.

Временная работа

Если гражданина принимают на работу временно, данная запись также должна находиться в трудовой книжке. Многие полагают, что это не обязательно, ведь у работы есть свой срок, но, несмотря на это, временная работа должна найти свое отражение в трудовой.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Без трудовой книжки

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Расходы на покупку трудовой книжки ложатся на плечи организации, принявшего работника. Заглавный лист заполняется в соответствии с документами работника. Данные проверяются, вносится запись о принятии на работу и трудовая отправляется в личное дело.

Как правильно сделать запись?

Если трудовой договор является срочным, об этом также должно быть указано в записи о приеме на работу. В строке, где вы должны писать сведения о работе, вы должны указать наименование организации, должность и в конце записи указать, что вы приняты на определенную должность по срочному трудовому договору.

Прием на работу в порядке перевода

Если на должность вас перевели, это отражает запись в трудовой книге в столбце сведений о работе. Вы должны указать вашу новую должность, организацию в которую вас перевели и сообщить о том, что это перевод. Если же вас перевели внутри организации, то писать ее наименование нет надобности.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

По совместительству

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примерыСовместительство – это способ работы, при котором работник совмещает несколько видов занятости. О том, как именно делать запись в трудовой, поговорим в следующем пункте.

В трудовую книжку, при приеме по совместительству, мы вносим запись следующего характера: она должна содержать порядковый номер, дату приема на работу, а также упоминание о работе по совместительству. Также необходимо наличие вынесенного приказа.

Как правильно исправить запись?

Если вы допустили ошибку в трудовой о приеме на работу, например, неправильно указана дата приема на работу – не стоит отчаиваться. Трудовое законодательство допускает небольшие помарки в записи.

Но если у вас есть неверная запись – ни в коем случае нельзя использовать корректор, кисть или стерку.

Вам придется восстанавливать трудовую книжку работника на новых бланках, поэтому, как только допустили ошибку – ставьте об этом в известность работодателя и работника.

Как исправить ошибку в дате приеме?

Если ошибка допущена в дате в одну цифру – ее можно исправить путем зачеркивания и вписывания новой. Если ошибка идет более чем в двух цифрах, трудовую книгу придется менять. Некоторые допускают и такой способ. Ставят следующим порядковым номером запись о том, что предыдущая запись неверна и следом переписывают правильный вариант.

Как отменить запись о приеме на работу?

  • Для того чтобы отменить запись о приеме на работу достаточно написать следующим пунктом о том, что предыдущая запись не является верной.
  • Образец исправление (аннулирование) записи в трудовой книжке о приеме на работу.

Прием на работу к ИП

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу к ИП? Если вы устраиваетесь на работу к индивидуальному предпринимателю, вам в первую очередь необходимо поинтересоваться, был ли у него опыт оформления трудовых. Обязательно посмотрите трудовую после заполнения. Заполнение трудовой книги в организации и у ИП отличаться не должно, разве, что названием места работы.

Пример (образец) оформления записи в трудовой книжке при приеме на работу к ИП.

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книгу при приеме на работу?

Если работник не предоставил трудовую по причине того, что еще никогда не получал ее, заведите ему новую, если же просто не может найти или потерял – отправьте его в пенсионный фонд для выдачи дубликата трудовой.

Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/zapolnenie/pri-prieme-na-rabotu.html

Как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Трудовая книжка относится к основным документам, которые могут подтвердить наличие трудовой деятельности.

Нужно верно формулировать и заполнять графы о приеме, так как эта информация повлияет в дальнейшем на расчет пенсии.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 577-03-76. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Правила оформления

Как правильно сделать (оформить) запись в трудовой книжке о приеме на работу?

Чтобы формулировка о приеме нового человека на должность соответствовала всем стандартам нужно соблюдать следующие правила:

  1. Шариковая ручка должна иметь синий оттенок, нельзя использовать цветные чернила.
  2. Пишем запись аккуратно, все буквы, цифры должны читаться и быть разборчивыми.
  3. В оформлении нужно избегать сокращений, например, нельзя писать дол-ть вместо должность. Это относится и к инициалам – только полное имя с фамилией и отчеством.

Когда вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

После оформления первого документа — трудового договора, нужно внести формулировку о приеме.

Внимание! Сделать это стоит в течение пятидневного срока.

Кем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Это обязанность обычно возлагается на кадровика, бухгалтера или офис-менеджера с должностными функциями по кадровому администрированию.

Порядок внесения сведений

Формулировки о приеме фиксируются в определенной последовательности.

Внимание! Эту структуру менять нельзя.

Наименование организации

Открываем трудовой документ нового человека и в строке раздела «Сведения» вписываем наименование компании. Формулировка вносится без уменьшения, в соответствии с учредительными документами компании. Сокращать название можно только при его действительном наличии.

Внимание! В первой формулировке о компании не вносят порядковый номер и дату. Это считается ошибкой.

Если в компании существует большой поток персонала, например, на рабочие вакансии, то многие компании заказывают специальный штампик с наименованием сведений. Это облегчает работу кадрового работника при массовом подборе и позволяет избежать ошибок.

Порядковый номер вносимой записи

Под названием компании в первой графе указывается порядковый номер. Если последнее число было, к примеру, «5», то следующий номер будет «6». Стоит обратить внимание на то, что все записи делаются только вручную.

Дата приема на работу

Во втором столбце фиксируется запись о дате. Дата заполнения трудовой книжки не влияет на дату приема на работу. К примеру, новый человек принят 20 января 2016 года. В строке фиксируется – 20.01.2016.

Запись о принятии в структурное подразделение

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Должность устанавливается исходя из штатного расписания.

Этот документ необходимо иметь в каждой компании.

Наименование должностей должно быть определено исходя из квалификационного справочника. Их утверждает Правительство РФ. Если не принимать это правило, то у человека могут быть сложности при выходе на пенсию.

Важно не перепутать слово «принят». Только такая формулировка нужна в книжке. Неверно будет – «начислен», «назначен».

Для женщин употребляется формулировка – «принята», для мужчин, соответственно,- «принят».

Внимание! Запрещено фиксировать в книжке характер трудового договора, например, выход на полставки. В книжке нужна только информация, куда и на какую должность вышел новый человек.

В четвертой графе фиксируется номер, дата приказа о приеме. Сначала выставляется число даты, а затем номер.

О правилах оформления приказа о приеме на работу читайте в следующей статье.

Подпись и печать

Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу?

Запись о приеме не требуется подписывать и ставить под ней печать. Если книжка новая, то следует соблюдать правила оформления титульного листа (с печатью и подписью).

В книжке с уже имеющимися записями о трудовой деятельности никаких подписей и печатей после информации о приеме делать не нужно.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примерыЗапись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Запись «до поступления на работу трудового стажа не имел», не предусмотрена действующими нормативными актами.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

При исправлении неверных формулировок нужно брать во внимание правовые акты:

  1. Инструкция по заполнению книжек, утвержденная Минтрудом России десятого октября 2003 году под номером 69.
  2. Трудовой кодекс. Рассматриваются статьи об верных формулировках в книжках.

Признание записи недействительной

  • Если формулировка внесена неверно, то в следующей строке под новым порядковым номером вносится верная формулировка.
  • Под новой правильной формулировкой указывается документ, на основании чего ее вписали.
  • О том, что предыдущая формулировка недействительна, а также новая запись вписываются под одним и тем же порядковым номером.

Зачеркивание

Зачеркивание в трудовой книжке недопустимо. Согласно правилам заполнения этого делать нельзя.

Внимание! Исправить неправильную формулировку можно только признав ее недействительной.

Дополнения о приеме нужно делать с признанием записи недействительной. Например, сотрудник кадров указал, что новый человек принят в отдел продаж на должность менеджера по развитию. Но ему нужно было указать должность аналитика. Он признает запись недействительной и фиксирует верную формулировку.

Порядок внесения исправлений в трудовую книжку

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

  1. В строке с номером вносится порядковый номер.
  2. Далее указывается дата исправления.
  3. Графа третья – это непосредственная запись об исправлении. Верно: «Запись по №_недействительна».
  4. В графе «Сведения» фиксируется верная формулировка.
  5. В графе «Наименование» вносится номер, дата приказа.

В трудовой книжке неправильно указана дата приема на работу, образец исправления ошибочной записи:
Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры
Заполнять сведения о приеме следует исходя из набора определенных правил. Нарушать их при заполнении книжек не рекомендуется.

Источник: https://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/priem-na-rabotu/documenty/oformlenie-zapisi-trudovoj.html

Оформление трудовой книжки: образец. Оформление трудовой книжки при приеме на работу :

Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.

В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.

Структура и содержание трудовой книжки

Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.

Читайте также:  Особенности трудовых правоотношений: понятие, субъекты, признаки, структура

Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:

  • Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
  • Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
  • Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.

Оформление и выдача документа

В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.

Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).

Порядок учета трудовых книжек

Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге.

Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши – это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными.

Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.

Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Зачем оформлять трудовую книжку

Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:

  • Прием на конкретную должность.
  • Перевод в другой отдел.
  • Повышение или понижение.
  • Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
  • Награды и поощрения.
  • Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
  • Увольнение.

Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.

Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.

Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:

  • Удостоверение личности (паспорт).
  • Свидетельство об образовании или диплом.
  • Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
  • Военный билет (для военнообязанных граждан).
  • Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).

Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.

Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.

В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.

Копии трудовых книжек

Если документ был утерян или испорчен, работник может потребовать от работодателя выдачи нового.

Чтобы это сделать, ему следует написать заявление на оформление трудовой книжки. В нем указывают причину отсутствия документа. Следует отметить, что такое же заявление служит основанием для выдачи трудовой на первом месте работы человека.

Основания для записей

Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.

Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.

Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:

  • Принят на работу.
  • Переведен на другую должность.
  • Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
  • Награжден, поощрен.
  • Уволен.

То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.

Грамматические нюансы

  • Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.
  • То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.
  • Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.

Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки).

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примерыЧтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:

  1. Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
  2. Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.

Если работник сменил фамилию или получил новую профессию, это значит, что информация, указанная на титульном листе трудовой, должна быть изменена. Это выполняют методом зачеркивания (первый способ). Параллельно на внутренней стороне обложки записывают название и номер документа, ставшего основанием для изменений, ставят подпись человека, внесшего данные, и печать компании.

Если оформление трудовой книжки при приеме на работу сопровождается обнаружением ошибок в ведении документа, допущенных на предыдущем предприятии, их коррекция возможна сотрудником компании, которая принимает работника в свой штат. Эта процедура выглядит следующим образом:

  1. Делают новую запись и присваивают ей следующий по порядку номер.
  2. Указывают дату, когда выполняется исправление.
  3. Пишут фразу «запись № считать недействительной».
  4. Вносят правильную информацию.
  5. Приводят номер приказа, который послужил основанием для неверной записи.

Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

Оформление трудовой книжки директора – обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение.

Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена.

В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.

Выдача трудовой книжки после увольнения работника

Когда работника по той или иной причине увольняют с предприятия, ему возвращают его документ. Оформление трудовой книжки (образец предложен ниже) при увольнении сотрудника подразумевает внесение записи, содержащей причину ухода, а также номер соответствующего приказа.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Формулируя причину, работодатель должен использовать примеры, приведенные в ТК (по собственному желанию, по согласию сторон, при ликвидации предприятия). Наиболее частой причиной становится увольнение по собственному желанию, оформление трудовой книжки в таком случае регулируется стандартными требованиями.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

Документ работнику выдают в течение трех дней после окончания его последнего трудового дня.

В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением.

Если человек дал письменное согласие, трудовая книжка может быть выслана ему по почте. Такой же порядок соблюдают, если работник умер, и документ должен быть передан его родственникам.

В ситуациях, когда документ не забирают, предприятие сохраняет его на протяжении двух лет (в отделе кадров, но не вместе с другими книжками). Затем его на 50 лет передают в архив, после чего уничтожают.

Если работодатель – индивидуальный предприниматель

С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.

Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.

Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.

Источник: https://www.syl.ru/article/261381/new_oformlenie-trudovoy-knijki-obrazets-oformlenie-trudovoy-knijki-pri-prieme-na-rabotu

Как делать записи в трудовой книжке

Одна из важных обязанностей кадровиков/бухгалтеров на предприятии – ведение трудовых книжек. В этом документе фиксируют всю информацию о трудовой деятельности сотрудников: прием на работу, перевод на новую должность, награждения, увольнения с указанием причин.

Читайте также:  Что нужно ребенку для выезда за границу?

Запись в трудовой книжке в дальнейшем станет основанием для начисления пенсии, поэтому кадровики должны быть предельно внимательны к соблюдению установленных правил.

Важен каждый нюанс: даже небольшие ошибки могут привести к серьезным проблемам для сотрудника, поэтому образцы формулировок записей в трудовую книжку нужно блюсти.

Кто отвечает за внесение записей

По действующему законодательству запись в трудовой должен делать работодатель, который вступает с сотрудником в трудовые отношения.

Запись в трудовой книжке как оформить, формулировка, примеры

На предприятиях для этого есть специально уполномоченное лицо – ведением книжек обычно занимается сотрудник кадровой службы. В небольших организациях функции кадровиков нередко возлагают на бухгалтера, но в любом случае обязанности должны быть закреплены письменным приказом руководителя.

Также см. «Должностные обязанности бухгалтера-кадровика».

Для человека, который впервые устраивается на работу, первая запись в трудовой книжке должна быть сделана этим работодателем. В этом случае представитель кадровой службы или иной уполномоченный сотрудник, помимо прочего:

  • заполняет титульный лист;
  • указывает наименование организации;
  • делает запись о приеме на работу с указанием даты и номера приказа.

Также см. «Приказ о приеме на работу по срочному трудовому договору: образец».

Общие требования к оформлению

Сначала нужно понимать, где сделать запись в трудовой книжке. Также её ведение требует внимания к деталям и строгого соблюдения до мелочей требований, которые были закреплены законодательно.

В первую очередь, любой образец записи в трудовую книжку должен быть легитимен. Титульный лист следует заполнять только при документальном подтверждении информации: новый работник должен предоставить паспорт и документ об образовании, дающий право занимать определенную должность.

Существуют общие правила внесения записи в трудовую книжку:

  • любые записи должны быть внесены только чернилами черного, синего или фиолетового цвета с максимальной аккуратностью;
  • записи нумеруют, порядковый номер ставят в специально отведенной для этого графе;
  • при внесении любой информации недопустимы сокращения: необходимо вписывать слова полностью: не «п.», а «пункт», не «расп.», а «распоряжение»;
  • даты вписывают только цифрами в формате дд.мм.гггг. К примеру, дата приема сотрудника на работу будет выглядеть как «25.09.2018».

  Обязанности техника по труду

Все формулировки должны соответствовать нормативам. Они регламентированы правилами и специальной Инструкцией, опубликованной Минтрудом в 2003 году.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Какие действуют сроки внесения записей в трудовую книжку

После официального принятия на работу запись в трудовой книжке делают в течение 5 дней.

Если сотрудник впервые официально трудоустроен, он должен приобрести трудовую книжку и передать ее в отдел кадров работодателя для заполнения. Необходимые данные будут внесены в нее в течение 5 дней, причем первый день работы – это день опубликования приказа о трудоустройстве.

Сведения о переводе на другую должность или переходе в другой отдел должны быть зафиксированы в трудовой книжке в течение 1 недели с опубликования приказа.

Если же сотрудник увольняется, запись об этом должна быть внесена в книжку в день увольнения, после чего её выдают на руки сотруднику.

В период трудоустройства книжку сотрудника хранят в кадровой службе организации и не выдают на руки. Если сотруднику нужно подтвердить наличие официальной работы – например, для получения кредита в банке – он должен написать заявление для предоставления заверенной копии.

Также см. «Обязан ли работодатель выдать работнику оригинал трудовой книжки для оформления пенсии?»

Внесение сведений о работе

Наиболее важный – 3-й раздел. Именно в него вносят информацию о трудоустройстве, должности, переводе на новую работу или увольнении.

При заполнении 3-го раздела существует несколько правил:

  • первая запись в нём при трудоустройстве – это полное название организации (необходимо указывать именно полное наименование);
  • в графу вносят запись о том, что сотрудник принят на работу, указывают структурное подразделение и должность (отдел указывают не всегда: его необходимо вписывать только в том случае, если он – существенное условие трудового договора);
  • если сотрудника переводят на новую должность или он на постоянных условиях переходит в другой отдел, информацию об этом также нужно обязательно отразить;
  • если сотрудник увольняется, записи в трудовой книге отражают факт и причину увольнения, а также соответствующую статью Трудового кодекса.

Также см. «Запись в трудовой книжке о приеме гендиректора: образец».

Каждую запись в 3-й графе обосновывают записью в четвертой. В ней необходимо указывать номера приказов, распоряжений и иных документов, на основании которых сотрудник принят на работу, переведен, уволен и др.

Также см. «Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)».

В завершение отметим, что в Интернете можно найти массу реальных фото записей трудовой книжки. Однако бездумно копировать их мы не советуем: следуете общим нормативным требованиям, основные из которых мы отразили в этой статье.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/vnes-zapis-v-trud-knizhku.html

Примеры оформления записей в трудовой книжке | СБИС Помощь

Записи в трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере типичных кадровых ситуаций, как оформляются записи в трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

  1. Заполните данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
  2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
  3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.

  4. Дайте подписать сотруднику и подпишите сами.

Запись о приеме на работу

  1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
  2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
  3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «25.11.2018».

  4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.

  5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
  2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.

  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке.

Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу.

Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
  2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
  3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), согласно которому сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
  2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
  3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
  2. В графе 3 сделайте запись об увольнении. Укажите причину увольнения.

    Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.

  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
  5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
  2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.

  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
  5. В графе 3 в виде заголовка отразите полное и сокращенное наименование организации (если оно есть), в которую перевелся сотрудник.

  6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
  7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
  8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
  2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.

  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

  1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
  2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
  3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Источник: https://SBIS.ru/help/staff/labor_example

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector