Обеспечение сохранности архивных документов: режим хранения и особенности архивного дела

Семинар-совещание главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Приволжского федерального округа

(г. Пенза, июнь 2017 г.)

Слайд 1 Слайд 1

Проблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений.

В основе этой работы заложен комплексный подход, включающий правовую защиту архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов, организационное и научно-методическое обеспечение работ, создание оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов, обеспечение их физической сохранности.

Росархив проводит последовательную работу в области нормативно-правового обеспечения деятельности архивных учреждений.

В 2015 г. изданы Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, зарегистрированы Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830).

Подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», разработанный в целях приведения норм федеральных законов в соответствие со структурой федеральных органов исполнительной власти, изменившейся в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 4 апреля 2016 г. № 151 «О Федеральном архивном агентстве».

Слайд 2 Слайд 2

В 2017 г. организована работа по подготовке проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

В части нормативного обеспечения работ в текущем году должны быть подготовлены и представлены на регистрацию в Минюст России Положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. В 2018 г. планируется завершить работу по подготовке Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (слайд 2).

Слайд 3 Слайд 3

Активно ведется работа по реализации ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)», что позволило снизить степень угрозы сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и стало важным фактором для создания материально-технических предпосылок устойчивого развития федеральных архивов.

Определенные позитивные сдвиги произошли в части строительства и реконструкции архивных объектов.

Начато строительство лабораторного корпуса РГАКФД (г. Красногорск Московской области) (слайды 3, 4, 5).

Осуществлено технологическое присоединение электросетей, проведены инженерно-геодезические изыскания, демонтаж подземного хранилища, обустройство строительной площадки, откопка котлована до проектной отметки, забивка более 300 свай, устройство ростверка. Нулевой цикл планируется завершить к середине 2017 г.

Слайд 4 Слайд 4

Слайд 5 Слайд 5

Проведены, при авторском и техническом надзоре, ремонтно-реставрационные работы на фасадах корпусов «А», «Б» и «В», кровле и в интерьерах памятника архитектуры XVII-XIX вв. «Дворец Петра I на Яузе» (г. Москва), занимаемого РГВИА (слайд 6). В 2016 г. в основном завершен длящийся уже более 8 лет ремонт этого исторического здания.

В ряде субъектов Российской Федерации осуществлены мероприятия, направленные на укрепление материально-технической базы архивных учреждений. Так, Государственный комитет по архивному делу Республики Татарстан освободил здание Николо-Гостинодворской церкви XVI в.

и переехал в новое здание (слайд 7), в новом здании государственного архива Новгородской области начался монтаж стеллажного оборудования (слайды 8, 9). В декабре 2016 г. состоялось открытие нового здания государственного архива Калужской области вместимостью 2,5 млн. ед.хр. (слайд 10).

Здание оборудовано современными стеллажами, системами кондиционирования и автоматического пожаротушения.

Слайд 6 Слайд 6

Слайд 7 Слайд 7

Слайд 8 Слайд 8

Слайд 9 Слайд 9

Слайд 10 Слайд 10

Слайд 11 Слайд 11

Росархив заключил соглашение о предоставлении субсидии на софинансирование реконструкции здания под размещение государственного архива Ульяновской области на сумму 100,0 млн.

 рублей, которая в полном объеме перечислена областному Правительству. В настоящее время на объекте ведется активная работа, позволяющая надеяться на то, что в 2017 г.

государственный архив Ульяновской области получит достойные условия для своей деятельности (слайд 11).

На то же мы рассчитываем в отношении государственных архивов республик Адыгеи и Хакасии, Оренбургской области и г. Севастополя, строительство или реконструкция зданий которых при поддержке федерального бюджета должны начаться в ближайшей перспективе.

Ввод в эксплуатацию новых площадей архивохранилищ ставит на повестку дня организацию перемещения в них документальных комплексов.

Продолжалась работа по воссоединению в единый комплекс и рациональному размещению фондов РГАЭ, ранее территориально расположенных на разных архивных объектах. За период с 2012 по 2016 гг. перемещено свыше 2,0 млн. ед.хр. (слайды 12, 13).

Слайд 12 Слайд 12

Слайд 13 Слайд 13

Слайд 14 Слайд 14

Слайд 15 Слайд 15

РГВИА в 2014-2015 гг. в связи с реконструкцией помещений архивохранилищ перемещено на временные места хранения 913 фондов объемом более 743,7 тыс. дел.

В перемещении были задействованы фонды пяти архивохранилищ из семи существующих в архиве.

К настоящему времени основная часть документов возвращена на постоянные места хранения в отремонтированных и оснащенных новым стеллажным оборудованием помещениях (слайд 14).

Новые хранилища соответствуют всем необходимым требованиям, оснащены автоматической системой пожаротушения, современными системами охранно-пожарной сигнализации, кондиционирования и вентиляции воздуха, отечественным специализированным стеллажным и картотечным оборудованием. В текущем году завершится переезд РГАНИ в новое здание.

Необходимые финансовые и материальные средства для этого изысканы.

Наряду с получением и освоением новых площадей, рациональным размещением архивных фондов, приоритетным направлением деятельности в рассматриваемой сфере является повышение безопасности объектов архивной инфраструктуры в части их технической укрепленности, предотвращение аварийных ситуаций на основе модернизации систем обеспечения жизнедеятельности зданий, повышение их пожарной безопасности.

Слайд 16 Слайд 16

В условиях резкого сокращения подразделений вневедомственной охраны Росархиву совместно с Минкультуры России и Главным управлением вневедомственной охраны МВД России удалось сохранить охрану зданий и хранилищ федеральных архивов подразделениями органов внутренних дел (слайд 16).

15 мая 2017 г. распоряжением Правительства Российской Федерации № 928-р утвержден перечень объектов, подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, в который включены все федеральные архивы.

За счет программных средств проведено техническое переоборудование охраны архивохранилищ и служебных помещений федеральных архивов, расположенных на территории архивного городка по ул. Б. Пироговской, д. 17.

Доля площадей федеральных архивов, оснащенных современными системами охранной сигнализации, составляет 69%, в абсолютных цифрах сигнализацией оборудовано более чем 178,1 тыс. кв.м площадей архивных объектов.

Слайд 17 Слайд 17

Источник: http://archives.ru/reporting/report-habibulina-2017-penza.shtml

Презентация по архивному делу на тему "Обеспечение сохранности документов в архиве"

Инфоурок › Другое ›Презентации›Презентация по архивному делу на тему «Обеспечение сохранности документов в архиве»

×

Важно! Узнайте, чем закончилась проверка учебного центра «Инфоурок»?

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд Описание слайда:

Обеспечение сохранности документов в архиве Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Иркутской области «Братский индустриально-металлургический техникум» (ГАПОУ БрИМТ)

2 слайд Описание слайда:

Обеспечение сохранности документов – это основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения.

3 слайд Описание слайда:

Оптимальные условия хранения документов: — наличие помещения для архива организации; — наличие в архиве специального оборудования для размещения дел; — оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией; — поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

4 слайд Описание слайда:

Архивы должны иметь: — специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см; — ширину проходов между стеллажами не менее 75 см; — ширину основных проходов до 120 см; — расстояние между полками по высоте 35-40 см; — расстояние торцов стеллажей от стен 45 см; — расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах до 50 см.

5 слайд Описание слайда:

ОХРАННЫЙ РЕЖИМ АРХИВА – включает оборудование здания средствами охранной сигнализации, поста охраны, опечатывание помещений, пропускной режим, хранение ключей от служебных помещений. ПРОТИВОПОЖАРНЫЙ РЕЖИМ – электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры. Пожарные сигнализации, огнетушители.

6 слайд Описание слайда:

СВЕТОВОЙ РЕЖИМ – хранение документов осуществляется в темноте. Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах. САНИТАРНО-ГИГИЕНИЧЕСКИЙ РЕЖИМ – архив содержится в чистоте и порядке.

Проводится систематическая влажная уборка и не реже 1 раза в год убирается пыль пылесосом со стеллажей и шкафов.

7 слайд Описание слайда:

ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНЫЙ РЕЖИМ – в помещении архива для документов на бумажной основе, при наличии системы кондиционирования воздуха, должен поддерживаться нормативный температурно-влажностный режим: — температура 17–19°С; — относительная влажность воздуха 50–55 %.

— бумажных носителях – температура + 17-19°С , относительная влажность воздуха 50-55 %; — черно-белых пленочных носителях – температура + 15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %; — цветных пленочных носителях – температура + 2-5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %; — электронных носителях – температура + 15-25°С, относительная влажность воздуха 40-60 %.

8 слайд Описание слайда:

ОБОСОБЛЕННОМУ ХРАНЕНИЮ ПОДЛЕЖАТ ДОКУМЕНТЫ: — секретные; — уникальные; — имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; — на нитрооснове; — пораженные биологическими вредителями; — принятые на временное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.

9 слайд Описание слайда:

На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.

Все дела в архивохранилищах* дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, к коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием: — номера описи (номенклатуры дел); — года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

10 слайд Описание слайда:

ДЕЛА ВЫДАЮТСЯ ИЗ ХРАНИЛИЩ: — для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение); — для проведения архивных работ с документами.

11 слайд Описание слайда:

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

12 слайд Описание слайда:

ЦЕЛЬ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ В АРХИВАХ: — установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; — выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

13 слайд Описание слайда:

ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ: 1. В начале проверки проводится выверка учетных документов, которые включают установление полноты учета документов, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описям дел. 2. Проверку в государственном архиве проводят два работника. 3. Уникальные документы проверяются полистно. 4. Архивные документы выданные во временное пользование проверяются по актам выдачи.

14 слайд Описание слайда:

15 слайд Описание слайда:

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях. Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

16 слайд Описание слайда:

ВЫВОД В результате проведённой работы можно сделать ряд выводов.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться: — комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов — комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ: — создание оптимальных условий хранения документов; — размещение документов в хранилищах; — соблюдение порядка выдачи дел из хранилища; — проверка наличия и состояния дел; — создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования; — обеспечение физико-химической сохранности документов.

Курс повышения квалификации

Общая информация

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.

Источник: https://infourok.ru/prezentaciya-po-arhivnomu-delu-na-temu-obespechenie-sohrannosti-dokumentov-v-arhive-1684473.html

Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектов

21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – новые Правила).

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций[1], а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов[2].

Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

• Извлечение
• из Федерального закона № 125-ФЗ
• Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы[3] для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

1. Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
2. 1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]
3. Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

«Какие будут замечания?»

В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:

• первый раз – работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
• второй раз – работниками федеральных органов исполнительной власти.

Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе – временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД.

Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.

Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера – Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[4], при доработке проекта новых Правил  было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять.

Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены.

Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Структура и содержание новых Правил

Новые Правила состоят из семи разделов:

1. Общие положения.
2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
3. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
4. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
6. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
7. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.

Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.

Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:

• организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• учет документов;
• комплектование архива организации документами;
• организация использования архивных документов;
• передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Обратите внимание

В отличие от Основных правил 2002 г.

, Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.).

Основное их назначение – установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Рассмотрим разделы подробнее.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее – организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

• Обратите внимание
• Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
• Важной особенностью новых Правил является то, что они устанавливают основные требования к организации хранения в архивах организаций электронных документов.

Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.

Виды архивных фондов организации:

• архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
• архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).

Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

• структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
• хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
• функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
• номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
• корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
• географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
• авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов.

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:

• наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
• обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации – источника комплектования государственного и муниципального архива, – PDF/А.

Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2015/novie_pravila/

Обеспечение сохранности документов в архивах Понятие режима хранения документов

Обеспечение
сохранности документов
в
архивах предполагает систему
мероприятий, включающую рациональное
размещение до­кументов, контроль за
их движением, физико-химическим
со­стоянием, копирование
документов с
целью создания страхового фонда и фонда
пользования, восстановление
первоначальных
или близких к первоначальным свойств
и внешних признаков документов,
подвергшихся повреждению или разрушению,
создание
условий, исключающих их утрату.

Режим
хранения документов
предполагает соблюдение:

• температурно-влажностного режима;
• светового режима;
• санитарно-гигиенического режима;
• охранного режима.

Оптимальные
условия хранения документов обеспечиваются:

• строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
• оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
• применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­гиенического, охранного режимов;
• применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Требования к зданиям и помещениям архива

• архив располагается в специально построенном здании или от­дельных помещениях здания, принятых под него специальной экс­пертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту при­емки помещений или здания;
• не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
• архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализа­ции и защищен решетками на окнах нижних этажей;
• архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для раз­ных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных по­мещений;
• хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и рас­пашными решетками на окнах;
• в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
• отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
• в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
• хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
• в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах плом­бируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
• в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные ве­щества, хранить пищевые продукты:
• посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

Световой
режим:

• постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
• освещение хранилищ может быть естественным или искусст­венным светом, при этом свет должен быть рассеянным;
• при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах при­меняют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с уре­занным ультрафиолетовым участком спектра;
• уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный
режим:

• документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;
• резкие колебания температуры и влажности воздуха не допуска­ются;
• для поддержания температурно-влажностного режима в поме­щениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;
• архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации тем­пературы и влажности воздуха и принятия мер по регулирова­нию температурно-влажностного режима;
• температурно-влажностный режим контролируется в помеще­ниях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режи­ма — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Санитарно-гигиенический
режим:

• архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;
• обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;
• в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
• в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуля­ция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;
• запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;
• окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;
• ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насеко­мых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфек­ции и дезинсекции.

Охранный
режим:

• обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранили­ща, опечатывания или опломбирования помещений;
• вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке.

Оборудование
архивохранилищ:

• применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них ис­пользуются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;
• оборудование располагается с учетом особенностей помеще­ния, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с окон­ными проемами;
• не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным сте­нам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При
установке стеллажей выдерживаются
следующие нормы:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не ме­нее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;
• высота стеллажа — 220—240 см;
• ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хране­нии коробок или связок с делами — 35-40 см;
• ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;
• расстояние между полками по высоте — 35—40 см;
• при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;
• документы размещаются на стеллажах с использованием пер­вичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение
документов в архивохранилище:

• документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;
• документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для но­вых поступлений;
• документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, доку­менты личного состава также хранятся отдельно;
• обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имею­щие в оформлении драгметаллы документы;
• учетные документы хранятся отдельно от документов архива;
• в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранят­ся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, крат­косрочного хранения — без связок по годам хранения;
• при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;
• коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;
• связки документов формируются не более 20 см толщиной;
• коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;
• коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указыва­ются название и номер фонда, номер описи, первая и послед­няя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение
топографических
указателей:

• помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения — буквами, стеллажи и полки — цифрами;
• нумерация комнат производится от входа слева направо;
• нумерация стеллажей и полок производится от входа в храни­лище слева направо;
• нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;
• односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;
• в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические ука­затели;
• постеллажная карточка определяет место хранения докумен­тов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки рас­полагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;
• пофондовая карточка определяет место хранения фондов, по­скольку ее основным реквизитом является номер фонда с по­следующей ссылкой на место его хранения, карточки распола­гаются по номерам фондов в пределах архива;
• в совокупности постеллажные и пофондовые карточки явля­ются единым топографическим указателем, определяющим ме­сто хранения документов фонда.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник: https://studfile.net/preview/1636069/page:8/

Основные требования архивного законодательства и сроки хранения кадровых документов

Архивная деятельность и все вопросы, прямо или косвенно связанные с ней, регулируются законодательными и нормативными актами, разработчиком которых является Росархив и его подведомственные учреждения.

Ниже приведены основные нормативные акты и обозначена их роль и значение при организации процесса формирования, хранения и использования документов негосударственных организаций.

1.1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.1.1. Что регулирует закон?

ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства (гл. 1, ст.1)

Закон вводит термин «Документ Архивного фонда Российской Федерации» – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.4 ФЗ).

1.1.2. Когда документы негосударственных организаций включаются в состав Архивного фонда РФ:

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации (гл. 2, ст.6, п.7).

Закон вводит термин «Архивный фонд Российской Федерации» – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.8.).

1.1.3. Должна ли организация создавать свой архив?

Организации вправе создавать архивы в целях хранения, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (гл.3, ст.13, п.2).

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (гл.1, ст.3, п.9).

Термин «архивный документ» – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (гл.1, ст.3, п.2).

1.1.4. Требование к обеспечению сохранности документов по личному составу:

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона (гл.4, ст.17, п.1).

Термин «документы по личному составу» – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (гл.1, ст.3, п.3)

1.1.5. Когда документы организации передаются на государственное хранение?

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора (гл.5, ст.20, п.2).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе, в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также, архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, организации, ликвидируемой в результате банкротства (гл.5, ст.23, п.10)

1.1.6. Чем должна руководствоваться организация в рамках организации архивного дела на своей территории?

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти) (пояснения: Росархив), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами (гл.3, ст.14, п.5).

К таким правилам относятся:

Источник: https://www.archiv.ru/extra/materials/osnovnye-trebovaniya-arkhivnogo-zakonodatelstva-i-sroki-khraneniya-kadrovykh-dokumentov/