Семинар-совещание главных хранителей фондов федеральных и государственных архивов Приволжского федерального округа
(г. Пенза, июнь 2017 г.)
![]() Слайд 1 |
Проблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений.
В основе этой работы заложен комплексный подход, включающий правовую защиту архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов, организационное и научно-методическое обеспечение работ, создание оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов, обеспечение их физической сохранности.
Росархив проводит последовательную работу в области нормативно-правового обеспечения деятельности архивных учреждений.
В 2015 г. изданы Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, зарегистрированы Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830).
Подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», разработанный в целях приведения норм федеральных законов в соответствие со структурой федеральных органов исполнительной власти, изменившейся в связи с изданием Указа Президента Российской Федерации от 4 апреля 2016 г. № 151 «О Федеральном архивном агентстве».
![]() Слайд 2 |
В 2017 г. организована работа по подготовке проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
В части нормативного обеспечения работ в текущем году должны быть подготовлены и представлены на регистрацию в Минюст России Положение о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и Порядок признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. В 2018 г. планируется завершить работу по подготовке Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (слайд 2).
![]() Слайд 3 |
Активно ведется работа по реализации ФЦП «Культура России (2012-2018 годы)», что позволило снизить степень угрозы сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и стало важным фактором для создания материально-технических предпосылок устойчивого развития федеральных архивов.
Определенные позитивные сдвиги произошли в части строительства и реконструкции архивных объектов.
Начато строительство лабораторного корпуса РГАКФД (г. Красногорск Московской области) (слайды 3, 4, 5).
Осуществлено технологическое присоединение электросетей, проведены инженерно-геодезические изыскания, демонтаж подземного хранилища, обустройство строительной площадки, откопка котлована до проектной отметки, забивка более 300 свай, устройство ростверка. Нулевой цикл планируется завершить к середине 2017 г.
![]() Слайд 4 |
![]() Слайд 5 |
Проведены, при авторском и техническом надзоре, ремонтно-реставрационные работы на фасадах корпусов «А», «Б» и «В», кровле и в интерьерах памятника архитектуры XVII-XIX вв. «Дворец Петра I на Яузе» (г. Москва), занимаемого РГВИА (слайд 6). В 2016 г. в основном завершен длящийся уже более 8 лет ремонт этого исторического здания.
В ряде субъектов Российской Федерации осуществлены мероприятия, направленные на укрепление материально-технической базы архивных учреждений. Так, Государственный комитет по архивному делу Республики Татарстан освободил здание Николо-Гостинодворской церкви XVI в.
и переехал в новое здание (слайд 7), в новом здании государственного архива Новгородской области начался монтаж стеллажного оборудования (слайды 8, 9). В декабре 2016 г. состоялось открытие нового здания государственного архива Калужской области вместимостью 2,5 млн. ед.хр. (слайд 10).
Здание оборудовано современными стеллажами, системами кондиционирования и автоматического пожаротушения.
![]() Слайд 6 |
![]() Слайд 7 |
![]() Слайд 8 |
![]() Слайд 9 |
![]() Слайд 10 |
Слайд 11 Слайд 11 |
Росархив заключил соглашение о предоставлении субсидии на софинансирование реконструкции здания под размещение государственного архива Ульяновской области на сумму 100,0 млн.
рублей, которая в полном объеме перечислена областному Правительству. В настоящее время на объекте ведется активная работа, позволяющая надеяться на то, что в 2017 г.
государственный архив Ульяновской области получит достойные условия для своей деятельности (слайд 11).
На то же мы рассчитываем в отношении государственных архивов республик Адыгеи и Хакасии, Оренбургской области и г. Севастополя, строительство или реконструкция зданий которых при поддержке федерального бюджета должны начаться в ближайшей перспективе.
Ввод в эксплуатацию новых площадей архивохранилищ ставит на повестку дня организацию перемещения в них документальных комплексов.
Продолжалась работа по воссоединению в единый комплекс и рациональному размещению фондов РГАЭ, ранее территориально расположенных на разных архивных объектах. За период с 2012 по 2016 гг. перемещено свыше 2,0 млн. ед.хр. (слайды 12, 13).
Слайд 12 Слайд 12 |
Слайд 13 Слайд 13 |
Слайд 14 Слайд 14 |
Слайд 15 Слайд 15 |
РГВИА в 2014-2015 гг. в связи с реконструкцией помещений архивохранилищ перемещено на временные места хранения 913 фондов объемом более 743,7 тыс. дел.
В перемещении были задействованы фонды пяти архивохранилищ из семи существующих в архиве.
К настоящему времени основная часть документов возвращена на постоянные места хранения в отремонтированных и оснащенных новым стеллажным оборудованием помещениях (слайд 14).
В 2016 г. завершен первый этап переезда РГАНИ, в рамках которого в новое здание архива на Софийской набережной, д. 34, строение 1, где, кстати теперь размещено и Федеральное архивное агентство, перемещено свыше 160,0 тыс. дел, научно-справочный аппарат, страховой фонд и фонд пользования, музейные предметы (слайд 15).
Новые хранилища соответствуют всем необходимым требованиям, оснащены автоматической системой пожаротушения, современными системами охранно-пожарной сигнализации, кондиционирования и вентиляции воздуха, отечественным специализированным стеллажным и картотечным оборудованием. В текущем году завершится переезд РГАНИ в новое здание.
Необходимые финансовые и материальные средства для этого изысканы.
Наряду с получением и освоением новых площадей, рациональным размещением архивных фондов, приоритетным направлением деятельности в рассматриваемой сфере является повышение безопасности объектов архивной инфраструктуры в части их технической укрепленности, предотвращение аварийных ситуаций на основе модернизации систем обеспечения жизнедеятельности зданий, повышение их пожарной безопасности.
Слайд 16 Слайд 16 |
В условиях резкого сокращения подразделений вневедомственной охраны Росархиву совместно с Минкультуры России и Главным управлением вневедомственной охраны МВД России удалось сохранить охрану зданий и хранилищ федеральных архивов подразделениями органов внутренних дел (слайд 16).
15 мая 2017 г. распоряжением Правительства Российской Федерации № 928-р утвержден перечень объектов, подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, в который включены все федеральные архивы.
За счет программных средств проведено техническое переоборудование охраны архивохранилищ и служебных помещений федеральных архивов, расположенных на территории архивного городка по ул. Б. Пироговской, д. 17.
Доля площадей федеральных архивов, оснащенных современными системами охранной сигнализации, составляет 69%, в абсолютных цифрах сигнализацией оборудовано более чем 178,1 тыс. кв.м площадей архивных объектов.
Слайд 17 Слайд 17 |
Источник: http://archives.ru/reporting/report-habibulina-2017-penza.shtml
Презентация по архивному делу на тему "Обеспечение сохранности документов в архиве"
Инфоурок › Другое ›Презентации›Презентация по архивному делу на тему «Обеспечение сохранности документов в архиве»
×
Важно! Узнайте, чем закончилась проверка учебного центра «Инфоурок»?
Описание презентации по отдельным слайдам:
1 слайд Описание слайда:
Обеспечение сохранности документов в архиве Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Иркутской области «Братский индустриально-металлургический техникум» (ГАПОУ БрИМТ)
2 слайд Описание слайда:
Обеспечение сохранности документов – это основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения.
3 слайд Описание слайда:
Оптимальные условия хранения документов: — наличие помещения для архива организации; — наличие в архиве специального оборудования для размещения дел; — оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией; — поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.
4 слайд Описание слайда:
Архивы должны иметь: — специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см; — ширину проходов между стеллажами не менее 75 см; — ширину основных проходов до 120 см; — расстояние между полками по высоте 35-40 см; — расстояние торцов стеллажей от стен 45 см; — расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах до 50 см.
5 слайд Описание слайда:
ОХРАННЫЙ РЕЖИМ АРХИВА – включает оборудование здания средствами охранной сигнализации, поста охраны, опечатывание помещений, пропускной режим, хранение ключей от служебных помещений. ПРОТИВОПОЖАРНЫЙ РЕЖИМ – электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры. Пожарные сигнализации, огнетушители.
6 слайд Описание слайда:
СВЕТОВОЙ РЕЖИМ – хранение документов осуществляется в темноте. Естественное освещение в архивохранилищах допускается рассеянным светом.
Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах. САНИТАРНО-ГИГИЕНИЧЕСКИЙ РЕЖИМ – архив содержится в чистоте и порядке.
Проводится систематическая влажная уборка и не реже 1 раза в год убирается пыль пылесосом со стеллажей и шкафов.
7 слайд Описание слайда:
ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНЫЙ РЕЖИМ – в помещении архива для документов на бумажной основе, при наличии системы кондиционирования воздуха, должен поддерживаться нормативный температурно-влажностный режим: — температура 17–19°С; — относительная влажность воздуха 50–55 %.
— бумажных носителях – температура + 17-19°С , относительная влажность воздуха 50-55 %; — черно-белых пленочных носителях – температура + 15°С, относительная влажность воздуха 40-55 %; — цветных пленочных носителях – температура + 2-5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %; — электронных носителях – температура + 15-25°С, относительная влажность воздуха 40-60 %.
8 слайд Описание слайда:
ОБОСОБЛЕННОМУ ХРАНЕНИЮ ПОДЛЕЖАТ ДОКУМЕНТЫ: — секретные; — уникальные; — имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; — на нитрооснове; — пораженные биологическими вредителями; — принятые на временное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.
9 слайд Описание слайда:
На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца и при необходимости копия документа.
Все дела в архивохранилищах* дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, к коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием: — номера описи (номенклатуры дел); — года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).
10 слайд Описание слайда:
ДЕЛА ВЫДАЮТСЯ ИЗ ХРАНИЛИЩ: — для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение); — для проведения архивных работ с документами.
11 слайд Описание слайда:
При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
12 слайд Описание слайда:
ЦЕЛЬ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ В АРХИВАХ: — установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; — выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.
13 слайд Описание слайда:
ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ: 1. В начале проверки проводится выверка учетных документов, которые включают установление полноты учета документов, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описям дел. 2. Проверку в государственном архиве проводят два работника. 3. Уникальные документы проверяются полистно. 4. Архивные документы выданные во временное пользование проверяются по актам выдачи.
14 слайд Описание слайда:
Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке.
15 слайд Описание слайда:
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях. Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
16 слайд Описание слайда:
ВЫВОД В результате проведённой работы можно сделать ряд выводов.
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться: — комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов — комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ: — создание оптимальных условий хранения документов; — размещение документов в хранилищах; — соблюдение порядка выдачи дел из хранилища; — проверка наличия и состояния дел; — создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования; — обеспечение физико-химической сохранности документов.
Курс повышения квалификации
Общая информация
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.
Источник: https://infourok.ru/prezentaciya-po-arhivnomu-delu-na-temu-obespechenie-sohrannosti-dokumentov-v-arhive-1684473.html
Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектов
21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – новые Правила).
Чем руководствовались до выхода новых Правил?
До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций[1], а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов[2].
Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.
По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?
Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:
- Извлечение
- из Федерального закона № 125-ФЗ
- Статья 13. Создание архивов
1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы[3] для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
- Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
- 1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]
- Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).
Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила 2007 г.).
Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.
«Какие будут замечания?»
В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:
- первый раз – работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
- второй раз – работниками федеральных органов исполнительной власти.
Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе – временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД.
Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.
Вместе с тем некоторые замечания носили принципиальный характер, например замечание о том, что в разделе «Комплектование» проекта новых Правил недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, в частности, из-за того, что исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел.
Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера – Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[4], при доработке проекта новых Правил было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).
Назначение новых Правил
Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять.
Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены.
Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.
Структура и содержание новых Правил
Новые Правила состоят из семи разделов:
- Общие положения.
- Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
- Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
- Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
- Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
- Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
- Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.
В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.
Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.
Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:
- организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- учет документов;
- комплектование архива организации документами;
- организация использования архивных документов;
- передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.
Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».
Обратите внимание
В отличие от Основных правил 2002 г.
, Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.).
Основное их назначение – установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.
Рассмотрим разделы подробнее.
Раздел I. Общие положения
Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.
Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее – организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.
- Обратите внимание
- Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
- Важной особенностью новых Правил является то, что они устанавливают основные требования к организации хранения в архивах организаций электронных документов.
Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.
Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.
Виды архивных фондов организации:
- архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
- архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).
Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:
- структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
- хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
- функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
- номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
- корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
- географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
- авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).
Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов.
Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:
- наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.
Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации – источника комплектования государственного и муниципального архива, – PDF/А.
Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.
Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2015/novie_pravila/
Обеспечение сохранности документов в архивах Понятие режима хранения документов
Обеспечение
сохранности документов
в
архивах предполагает систему
мероприятий, включающую рациональное
размещение документов, контроль за
их движением, физико-химическим
состоянием, копирование
документов с
целью создания страхового фонда и фонда
пользования, восстановление
первоначальных
или близких к первоначальным свойств
и внешних признаков документов,
подвергшихся повреждению или разрушению,
создание
условий, исключающих их утрату.
Режим
хранения документов
предполагает соблюдение:
- температурно-влажностного режима;
- светового режима;
- санитарно-гигиенического режима;
- охранного режима.
Оптимальные
условия хранения документов обеспечиваются:
- строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
- оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
- применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;
- применением специальных средств хранения и перемещения документов.
Требования к зданиям и помещениям архива
- архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
- не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
- архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
- архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
- хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;
- в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
- отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
- в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
- хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
- в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
- в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:
- посторонние лица в архивохранилища не допускаются.
Световой
режим:
- постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
- освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;
- при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;
- уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.
Температурно-влажностный
режим:
- документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;
- резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются;
- для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;
- архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима;
- температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.
Санитарно-гигиенический
режим:
- архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;
- обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;
- в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
- в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;
- запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;
- окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;
- ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфекции и дезинсекции.
Охранный
режим:
- обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений;
- вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке.
Оборудование
архивохранилищ:
- применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;
- оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами;
- не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.
При
установке стеллажей выдерживаются
следующие нормы:
- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
- расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;
- расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;
- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;
- высота стеллажа — 220—240 см;
- ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами — 35-40 см;
- ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;
- расстояние между полками по высоте — 35—40 см;
- при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;
- документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.
Размещение
документов в архивохранилище:
- документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;
- документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;
- документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;
- обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;
- учетные документы хранятся отдельно от документов архива;
- в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения;
- при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;
- коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;
- связки документов формируются не более 20 см толщиной;
- коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;
- коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.
Ведение
топографических
указателей:
- помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения — буквами, стеллажи и полки — цифрами;
- нумерация комнат производится от входа слева направо;
- нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо;
- нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;
- односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;
- в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели;
- постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;
- пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива;
- в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
Источник: https://studfile.net/preview/1636069/page:8/
Основные требования архивного законодательства и сроки хранения кадровых документов
Архивная деятельность и все вопросы, прямо или косвенно связанные с ней, регулируются законодательными и нормативными актами, разработчиком которых является Росархив и его подведомственные учреждения.
Ниже приведены основные нормативные акты и обозначена их роль и значение при организации процесса формирования, хранения и использования документов негосударственных организаций.
1.1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
1.1.1. Что регулирует закон?
ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства (гл. 1, ст.1)
Закон вводит термин «Документ Архивного фонда Российской Федерации» – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.4 ФЗ).
1.1.2. Когда документы негосударственных организаций включаются в состав Архивного фонда РФ:
Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации (гл. 2, ст.6, п.7).
Закон вводит термин «Архивный фонд Российской Федерации» – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.8.).
1.1.3. Должна ли организация создавать свой архив?
Организации вправе создавать архивы в целях хранения, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (гл.3, ст.13, п.2).
Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (гл.1, ст.3, п.9).
Термин «архивный документ» – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (гл.1, ст.3, п.2).
1.1.4. Требование к обеспечению сохранности документов по личному составу:
Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона (гл.4, ст.17, п.1).
Термин «документы по личному составу» – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (гл.1, ст.3, п.3)
1.1.5. Когда документы организации передаются на государственное хранение?
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора (гл.5, ст.20, п.2).
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе, в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также, архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, организации, ликвидируемой в результате банкротства (гл.5, ст.23, п.10)
1.1.6. Чем должна руководствоваться организация в рамках организации архивного дела на своей территории?
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти) (пояснения: Росархив), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами (гл.3, ст.14, п.5).
К таким правилам относятся:
Источник: https://www.archiv.ru/extra/materials/osnovnye-trebovaniya-arkhivnogo-zakonodatelstva-i-sroki-khraneniya-kadrovykh-dokumentov/