Исполнительное делопроизводство: виды документов, правила оформления, нюансы хранения

Работа с документами важна в любой компании и любом учреждении. Для упорядочивания данного процесса в 2009 г. правительством были утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти № 477 (далее правила). Рассмотрим основные принципы этого процесса, а также виды документов, согласно правилам, в статье.

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

Российское делопроизводство развивалось в 3 периода. Это дореволюционное время, при котором появилось приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство; СССР, когда была разработана единая гос. система и произошел переход к документационному обеспечению управления; современное делопроизводство.

Рассматриваемое в статье делопроизводство появилось в результате проведения реформ Александра 1. Высшими госучреждениями тогда были Сенат, Комитет Министров, Госсовет и Совет Министров. Их деятельность основывалась на коллегиальности.

Вместе с образованием министерств был дан толчок к развитию управленческой системы делопроизводства.

Организационное устройство стало носить одинаковый характер, управленческие решения принимались единолично должностными лицами в пределах имеющейся компетенции.

Также был заложен принцип иерархии, при котором функции распределялись в строгом соответствии с обязанностями чиновников тех или иных подразделений. Все это оказало большое влияние и на делопроизводство министерств.

Исполнительное делопроизводство вчера и сегодня

До принятия правил действовала типовая инструкция по исполнительному производству. Однако она была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций в РФ, в отличие от Правил, которые издало Правительство РФ. Надо сказать, что Правила стали первым документом по делопроизводству, который был принят на таком высоком уровне.

Данные Правила относятся к следующим структурам:

  • Министерства, службы и агентства федерального уровня, которыми руководит президент, а также структуры, которые подведомственны данным министерствам.
  • Министерства, которыми руководит правительство, а также подведомственные структуры.
  • Службы и агентства федерального уровня, которыми руководит правительство.

Также данные правила действуют в отношениях региональных и муниципальных органов. В данном случае документ предусматривает такое широкое применение на законных основаниях. А действующая ранее инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти напрямую предназначалась только федеральным органам, но фактически применялась везде, даже негосударственными организациями.

В разделе 6 Правил говорится о наличии обязательных данных о документе, которые следует включить в документооборот электронного формата, а также поиска и учета (подробнее об этом рассказывается ниже). Для оптимизации процедуры в отдельных подразделениях разрабатываются методические инструкции по делопроизводству в исполнительных органах. В них все процессы конкретизируются.

Нередко госструктурам необходимо вести переписку с другими органами, так же как с юрлицами и физлицами. С этой целью руководствуются положениями Постановления Правительства № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Данные нормы особенно требуются в случае, если по тем или иным причинам адресат стремится уклониться от информации.

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

Оформление

В отношении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти нужно уточнить следующее. Они не относятся к тем документам, которые содержат информацию о государственной тайне. По отношению к последним применяются иные инструкции.

Делопроизводство федеральных органов исполнительной власти с другими документами фиксируется в соответствующей инструкции, которую государственный орган разрабатывает на базе Правил с учетом специфики своей деятельности. Инструкция утверждается руководством госоргана в сфере архивного дела.

О том, как создаются документы, говорится в разделе 3 Правил. Так, в них повторяются отдельные положения, которые указаны в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Соответствующие документы должны быть оформлены следующим образом:

  • На бланках. Они содержат реквизиты в верхнем левом углу листа, если используется угловой вариант или посередине вдоль верхнего поля – при использовании продольного варианта.
  • На стандартных листах А4 или А5.
  • В качестве электронных документов.

Документы, которые оформляются на стандартных листах и бланках, имеют поля по 20 мм и 10 мм.

Основная информация в документах

К списку реквизитов, которые должны содержаться на бланке, а также другой информации относят следующие данные:

  • Герб России.
  • Название государственной структуры.
  • Должность того, кто поставил свою подпись.
  • Должностного лица.
  • Вид документа.
  • Место его издания.
  • Справочная информация об исполнительной госструктуре.
  • Адресат.
  • Дата составления.
  • Номер, данный при регистрации.
  • Название документа.
  • Текст.
  • Перечень приложений.
  • Гриф о согласовании и утверждении.
  • Виза и печать или заверение копии.
  • Данные об исполнителе.
  • Отметка о произведенном контроле.
  • Отметка об исполнении.
  • Отметка о том, что в документе содержится конфиденциальная информация.

Согласование документов осуществляется посредством визирования уполномоченным лицом. Если же он образован непосредственно в исполнительном госоргане, то согласование осуществляется с другими госструктурами, после чего оформляется соответствующий лист, протокол или письмо.

Документооборот

Документооборот исполнительного делопроизводства состоит из следующей документации:

  • Входящей.
  • Исходящей.
  • Внутренней.

Отправка и доставка выполняется посредством почты, электронной связи или фельдъегерской связи.

Входящие документы

С входящими документами должны проводиться следующие манипуляции:

  1. Первичная обработка, при которой проверяется доставка, наличие документов, их распределение по принципу необходимости регистрации или отсутствии таковой.
  2. Регистрация. Обычно она осуществляется в тот же день, что и поступление или создание документа.
  3. Его рассмотрение руководством исполнительного органа.
  4. Передача должностному лицу с целью исполнения. Если исполнителей – несколько, то документ передается ответственному лицу, а остальным направляются копии.
  5. По результатам исполнения размещение документа в дело.

Если речь идет о документах в виде обращений граждан, то они рассматриваются отдельно.

Исходящие и внутренние документы

Создаваемые документы после их заключения руководством исполнительного госоргана передаются в службу, которая занимается делопроизводством. Там они проверяются на предмет правильности оформления, комплектности и соответствия необходимого числа экземпляров. Если выяснится, что документ оформлен неправильно, то он возвращается.

Регистрация осуществляется после подписания или утверждения – в тот же или следующий день. Отправка производится в аналогичные сроки.

Документы передаются между отделениями посредством использования службы делопроизводства. Также служба обобщает и анализирует данные о числе входящих, составленных и исходящих бумаг, и представляет их руководству.

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

Документальный фонд

В процессе делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти создается документальный фонд, который состоит из документов, сформированных в соответствующий период. Их список разрабатывается и согласовывается с госорганом в области архивного дела.

Создание документального фонда производится соответствующей службой посредством образования номенклатуры дел, их оформления, сохранения, учета и передачи в архив. Работа с номенклатурой осуществляется в следующей последовательности:

  1. Составление на базе дел подразделений исполнительного госоргана. Названия подразделений – это названия соответствующих разделов.
  2. Согласование главной экспертной комиссией исполнительного органа, а также его руководителем в течение года, введение в законную силу с начала следующего года.
  3. Раз в 5 лет согласование с экспертной комиссией архивного отдела, куда передаются дела на постоянное хранение.
  4. Согласование с экспертной комиссией архива при изменении структуры и направлений деятельности исполнительного госоргана.
Читайте также:  Как получить квартиру от государства бесплатно: категории нуждающихся, пакет документов, причины отказа

Выдача дел

Дела формируются согласно с их номенклатурой и соблюдением правил систематизации документации, их группирования на хранение временного (до десяти лет и больше) или постоянного типа. До передачи дел в архив на хранение или уничтожение, согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, они содержатся в подразделении по месту их создания.

Дела могут быть выданы сотрудникам в пользование на временной основе. Период устанавливается руководителем исполнительной структуры. После указанного срока их следует вернуть в архив. Если запрос поступает от других госорганов, то их выдают с разрешения руководителя исполнительного госоргана или его заместителя, в чью компетенцию входит решение подобных вопросов.

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

В отдельных случаях с разрешения руководителя документы могут быть изъяты из дел постоянного хранения. При этом делается копия, которая заверяется в установленном порядке, а также составляется акт о причинах выдачи.

Дела передаются в сроки, установленные Правилами. При постоянном или временном хранении более десяти лет их передают не раньше, чем через год и не позже, чем через 3 года с момента использования или хранения в соответствующих подразделениях.

В архив дела передаются по описи и по личному составу. А вот дела временного хранения до десяти лет, не передаются в архив, но уничтожаются. Опись составляется на основе номенклатуры дел.

Формирование номенклатуры, описи, их оформление и уничтожение дел временного хранения определяется госорганом.

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

Электронные документы

В государственных исполнительных органах кроме стандартного, выполняется документооборот в электронном формате. Подобные документы подписываются с использованием электронных цифровых подписей, которые применяются на основе Закона «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ.

Прием и отправка подобных документов выполняется службой исполнительного делопроизводства. После получения данных документов служба проверяет электронную цифровую подпись на предмет подлинности.

Когда передаются электронные документы, которые поступили на рассмотрение руководству, а также при их направлении в подразделения и исполнителями, передаются также и сведения о регистрации.

При их рассмотрении и согласовании могут использоваться приемы подтверждения действий с электронными документами, когда соответствующая подпись не применяется.

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

Учет осуществляется в системе электронного документооборота, в котором единицей считается электронный документ. Исполненные документы систематизируются в дела, согласно номенклатуре. При ее составлении указывается, что дело ведется в электронном формате.

Хранение и уничтожение электронной документации

После конечной стадии делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (по исполнению документов) они хранятся в течение периода, который предусмотрен для аналогичных бумажных документов. После того, как установленный срок закончится, они подлежат уничтожению. Этот процесс производится на основании акта руководителя исполнительного госоргана.

Какие сведения должны указываться при учете?

Для быстрого поиска и учета электронных документов используются следующие сведения:

  • Данные об адресанте и адресате.
  • Данные о должностном лице, которое поставило подпись.
  • Вид электронного документа.
  • Дата и номер.
  • Дата поступления и номер регистрации.
  • Ссылка на исходящий номер и дату.
  • Название текста.
  • Индекс.
  • Информация о переадресации.
  • Число листов.
  • Число приложений.
  • Указания об исполнении.
  • Сведения об исполнителе.
  • Указание на конфиденциальность.

Заключение

Делопроизводство в органах исполнительной власти в настоящее время осуществляется на базе соответствующих Правил, которые приняты Правительством страны. Согласно им, документы бывают входящими, исходящими и внутренними.

Каждый из них составляется в соответствии с установленными принципами на бланках листов определенного формата или в виде электронных документов, и имеет всю необходимую информацию, достаточную для быстрой идентификации, учета и поиска.

Источник: https://zakon.temaretik.com/1665889883961690243/ispolnitelnoe-deloproizvodstvo-vidy-dokumentov-i-instruktsiya/

Виды документов в делопроизводстве

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения.

Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права.

В современной делопроизводственной практике встречается несколько определения понятия “документ”. В основном, они сводятся к тому, что результатом документирования считается материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с зафиксированной на нем информацией. В качестве способа закрепления данных в делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и видеозапись.

Цели документирования можно определить следующим образом:

  • хранение данных и их накопление;
  • учет информации;
  • многократное использование;
  • передача другим лицам;
  • возвращение к данным во времени;
  • доказательство информации;

Что такое документ: сущность понятия

Действующие стандарты в сфере делопроизводства определяют понятие следующим образом:

  • это информация, зафиксированная на материальном носителе, обладающая реквизитами для идентификации (ГОСТ Р 51141-98);
  • это идентифицируемая информация, зафиксированная на материальном носителе, созданная или полученная организацией или физическим лицом и сохраняемая ими в качестве доказательства для подтверждения обязательств, а также сопровождения деловой деятельности (ИСО 15489-1-2007).

Различные виды документации обладают собственной информационной сущностью. Они являются обязательным элементом внутренней организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных подразделений.

Актуальная и достоверная информация — это база для принятия управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата.

Из чего состоит документ?

Любая служебная бумага обладает рядом внешних признаков, позволяющих однозначно идентифицировать ее принадлежность к тому или иному виду. Это может быть форма и размер, тип материального носителя, способ фиксации данных, элементы оформления.

Элементы документа (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения) называются его реквизитами.

Согласно Госстандарту 351141-98 в сфере делопроизводства они являются обязательными элементами оформления официальной документации. Цели ее создания, в свою очередь, определяют количество реквизитов и их состав.

Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция

От правильного оформления реквизитов в большинстве случаев зависит юридическая сила официальной бумаги, т.е. свойство, которым она наделена законодательно.

Совокупность реквизитов составляет форму документа (формуляр). Практически для каждого вида документов существует собственная типовая форма — набор обязательных реквизитов и в определенной последовательности.

Зачем классифицировать документы по видам?

Классификация представляет собой деление служебных бумаг на виды, исходя из признаков сходства и различия. Это необходимо в современном делопроизводстве для определения принципов составления и оформления документации, выявления оптимальных форм и методов работы.

Основная цель классификации — повысить оперативность и эффективность работы административного аппарата. Она помогает обеспечить быстрый поиск в документальном массиве, ускоряет делопроизводственные процессы, исполнение и контроль.

Классификация необходима для унификации официальных бумаг. Она служит базой для создания автоматизированных систем делопроизводства, разработки единых правил составления и оформления документации, создания шаблонов и трафаретных текстов.

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Современные службы делопроизводства в основном имеют дело с официальными документами. Они создаются юридическими или физическими лицами для реализации основных функций управления: учет, планирование, финансирование, снабжение, прогнозирование и контроль.

Читайте также:  Мошенничество и обман в Интернете: варианты ловушек, меры предосторожности, ценные рекомендации

Помимо происхождения, существует множество оснований для выделения основных видов документов в делопроизводстве:

  • способ фиксации информации: письменные (рукописные или машинные), графические (чертежи, рисунки, карты, схемы), фото- и кинодокументы, акустические записи;
  • содержание: организационно-распорядительные, финансово-отчетные, по личному составу;
  • наименование: приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д.;
  • особенности составления: индивидуальные, примерные, типовые;
  • степень сложности: сложные и простые;
  • место составления: внутренние и внешние;
  • сроки исполнения: срочные и несрочные;
  • степень гласности (ограничение доступа): обычные, секретные, для служебного пользования;
  • юридическая сила: подлинные и подложные;
  • назначение: оригинал, копия (отпуск, выписка, дубликат);
  • срок хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;

Среди видов документов в общем делопроизводстве принято выделять организационно-распорядительные, справочно-информационные и кадровые (по личному составу).

Организационно-распорядительные документы

К данному виду, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, входят: приказы, постановления, решения, распоряжения. Этот вид служебных бумаг служит для документирования деятельности организаций, принадлежащих различным уровням управления или власти, а также негосударственных учреждений.

В этой группе можно выделить: учредительную документацию предприятия и акты, регламентирующие текущую деятельность.

Порядок принятия административных решений в конкретной компании (принимается ли решение единоначально или коллегиально) определяет выбор конкретного способа документирования управленческой деятельности, технологии делопроизводства.

Так, например, первое лицо компании издает приказы и дает указания. Его заместители, а также руководители основных организационных подразделений — распоряжения и указания.

Если же административный вопрос решается коллегиально (например, советом директоров), то он документируется постановлением или решением.

В некоторых случаях для повышения эффективности делопроизводства к разработке проекта привлекаются рабочие группы или комиссии, состоящие из специалистов и практиков.

Справочно-информационная документация

К этому виду принадлежат бумаги, содержащие сведения, необходимые для производственно-хозяйственной деятельности компании. Их используют для передачи информации между адресатами и для фиксации данных и значимых фактов.

К этой группе относятся:

  • официальные письма,
  • служебные записки,
  • докладные,
  • справки,
  • акты,
  • сводки,
  • телеграммы,
  • телефаксы,
  • отчеты,
  • прогнозы,
  • аналитические материалы.

Основная особенность данного вида состоит в том, что бумаги могут не требовать обязательного исполнения. Основанием для принятие решений на базе данной группы может быть только резолюция руководства.

Документы по личному составу

Данный вид официальных бумаг необходим в делопроизводстве для того, чтобы регламентировать трудовые взаимоотношения между администрацией и сотрудниками, специалистами одного организационного уровня. Кроме того, они характеризуют работников компании.

В эту группу входят:

  • личные заявления сотрудников,
  • приказы о назначении в должность или снятии с нее,
  • листок по учету кадров,
  • автобиографии сотрудников,
  • трудовые книжки,
  • вся документация, которая подшивается в личное дело сотрудника.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210914-qqq-17-m5-vidy-dokumentov-v-deloproizvodstve

Исполнительное делопроизводство

Особое значение для развития системы делопроизводства в органах государственного управления России XIX — начала XX в. имеет так называемая министерская реформа 1810—1811 гг., итоговым законодательным актом которой является «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. Министерства как центральные органы государственного управления, выполняя закрепленные за ними функции, были призваны обеспечить «…законам и учреждениям скорое и точное исполнение», исполнение решений верховной власти. Вторая часть этого акта называлась «Общий наказ министерствам» и устанавливала, что «существо власти, вверяемой министрам, принадлежит единственно к порядку исполнительному» (параграф 208).

По отношению к делопроизводству этот исполнительный порядок заключался в том, что руководители канцелярий (директор канцелярии министра и правитель канцелярии при директоре департамента) уже не могли влиять на принятие решений, они только оформляли принятые решения, организовывали прием, регистрацию документов, представление их на доклад министру или директору департамента, контроль исполнения в соответствии с резолюциями, текущее оперативное хранение и тому подобные делопроизводственные операции.

В ведении переписки (особенно в последней четверти XIX в.) все большее участие стали принимать сами чиновники департаментов — специалисты отрасли, получавшие соответствующие права подготовки и подписания документов. Исполнительное делопроизводство начинает выполнять только регламентированные вспомогательные функции в системе управления министерств, не оказывая влияния на процессы принятия решений.

«Общее учреждение министерств» 1811 г. устанавливало единообразную структуру министерства, единый состав должностных лиц и их единообразные (типовые) функции, а также единую технологию выполнения делопроизводственных операций, которая начала совершенствоваться в связи с возникновением новых технических средств работы с документами лишь со второй половины XIX в.

Министерство возглавлял министр («главный директор или главноуправляющий»), который имел «товарища министра» — заместителя. Оба руководителя назначались императором и были ответственны только перед ним.

Данный принцип личной ответственности обеспечил приоритет принципа единоначалия при принятии решений в министерствах. При министре «…для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения…» создавался коллегиальный орган — Совет министра, в который по должности входили директора департаментов.

В Совет министра разрешалось приглашать представителей промышленников и знаменитого купечества, т.е. специалистов отраслей, которые в настоящее время могли бы называться «независимыми директорами».

Для работы с документами и вопросами, относящимися к полномочиям министра, по решению министра и для координации руководства департаментами создавалась Канцелярия министра, возглавляемая директором. Канцелярия министра подразделялась на отделения и столы.

Отделениями руководили начальники отделений, в отделениях и столах работали секретари и писцы (до тех пор, пока не появились средства механизации изготовления документов и их копий — пишущие машины, гектографы и другие средства оперативной полиграфии).

Основными структурными подразделениями министерств были департаменты, возглавлявшиеся директорами, имевшими секретарей для выполнения поручений директора и координации от его имени работы отделений.

Отделения и столы являлись внутренними структурными подразделениями департамента, которыми руководили начальники отделении и столоначальники соответственно. В статусе отделения в каждом департаменте был организован архив, а для выполнения учетных функций могли создаваться счетные отделения и столы (контрольные и бухгалтерские).

На уровне департаментов в структуре министерства создавался свой коллегиальный орган под председательством директора — общее присутствие в каждом департаменте, состоящее из начальников отделений.

В общее присутствие департамента также могли приглашаться представители промышленности, науки, искусства.

А для «общей связи письмоводства» создавалась и подчинялась директору департамента Канцелярия при директоре, которой руководил правитель канцелярии и в которой работали журналист, экзекутор, казначей и их помощники.

Закрепленные законом уровни и структура управления являлись организационными основами документооборота и определяли основные доку- ментопотоки министерства. В терминологии XIX в. основными этапами движения документов и, соответственно, основными делопроизводственными операциями были:

  • порядок «вступления дел», документов (их экспедиционная обработка, проставление отметки о получении, многократная регистрация поступающих документов на всех уровнях управления в общем журнале Канцелярии министра, общем журнале департамента и в частных журналах входящих документов, которые велись в каждом отделении департамента);
  • движение дел, собственно «производство», которое означало направление на исполнение в соответствии с резолюцией: «К докладу со справкой», т.е. со ссылками на закон или управленческий прецедент, как в коллежском делопроизводстве; с резолюцией «К делу», «К сведению» и т.п.;
  • исполнение дел, которое заключалось в разработке и согласовании проекта решения практически на каждом уровне управления, принятие решения на основе единоначалия или коллегиальности, оформление решения по правилам документирования, установленным отдельно для Канцелярии министра, департамента, Совета министра, Общего присутствия департамента, Канцелярии при директоре департамента. Правила коллежского делопроизводства в процессах документирования проявлялись в том, что во вступительной части каждого нового документа повторялась суть всех предшествующих документов, т.е. в стиле изложения и пересказа — вся история вопроса (позднее для этой цели возник специальный вид документа — экстракт). По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные», «не терпящие времени», но срок исполнения даже «чрезвычайных» и «не терпящих времени» документов колебался от двух до шести недель, а в целом он не мог составлять «более шести месяцев со дня вступления дела»;
  • отправление дел, т.е. регистрация исходящих документов в таких же общих и частных журналах на всех уровнях управления и экспедиционная обработка с записью в «рассыльных» журналах. Документы отправлялись в пакетах, которые получались за счет складывания листов самого документа в виде конверта, запечатывающегося сургучной печатью, на котором указывался адресат; только в середине XIX в. начали применяться конверты для отправки документов но почте и почтовые марки;
  • ревизия дел, которая проводилась ежемесячно по исполненным и неисполненным документам но всем уровням управления — столы, отделения, департаменты. Ответственными за исполнительскую дисциплину в департаментах назначались директора департаментов. Сводные ежемесячные ведомости по исполнительской дисциплине департаментов представлялась министру, а в конце календарного года по всем департаментам и канцелярии министра составлялась общая ведомость;
  • отчеты трех видов, составлявшиеся ежегодно: «отчет в суммах» — финансовый отчет; «отчет в делах» — отчет о деятельности и исполнительской дисциплине, сводный отчет министерства рассматривался Государственным советом; «отчет в видах и предположения по улучшению каждой части» — план совершенствования работы, рационализации всей деятельности, в частности работы с документами, представлялся ежегодно на рассмотрение императора.
Читайте также:  Цены на охотничьи ружья в 2020 году

Появление новых средств изготовления и копирования документов и новых способов передачи информации (фотография, звукозапись, машинопись, телефонограммы, телеграммы, стенограммы, множительные аппараты, средства малой полиграфии) в некоторой степени способствовали рационализации документирования, формализации структуры текста документов и их краткости и точности, удобному новому виду машинописных документов, но системно технологию делопроизводства не могли изменить.

Внимание! Система делопроизводства в органах государственного управления России XIX — начала XX в. строилась на основании «Общего учреждения министерств» 1811 г.

Только в начале XX в. были проведены и признаны успешными локальные проекты рационализации работы с документами в Канцелярии попечителя Московского учебного округа, в которой исполнение писем отражалось в резолюциях и проставленных механическими штампами текстах ответов на самих документах-запросах.

Внедрялась классификация документов в процессе их регистрации (классификация И. И. Рихтера) на казенных железных дорогах.

Этим же специалистом были предложены (1915) только две инстанции движения документов: регистрация — в центре, исполнение — в отделах, а также высказана мысль о необходимости совершенствования работы с документами на основе применения технических средств (пишущие, диктовальные, множительные и счетные машины и устройства).

Рациональная организация делопроизводства и упрощение переписки, когда в качестве ответа адресанту возвращался полученный документ с резолюцией уполномоченного лица, были закреплены «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» (1911). В табл. 1.4 приведены основные отличительные особенности делопроизводства в этот период.

Основные особенности исполнительного делопроизводства

Таблица 1.4

Критерии анализа Особенности делопроизводства и управления
Центральные органы государственного управления (в основном, отраслевые) Министерство:

  • Совет министра — министр — Канцелярия министра;
  • общее присутствие — департамент — Канцелярия при директоре департамента;
  • отделение, в числе отделений архив,
  • стол
Принцип управления (порядок принятия решений) Сочетание единоначалия и коллегиальности
Законодательное регулирование «Общее учреждение министерств» (1811): первая часть — «Общее образование министерств», вторая — «Общий наказ министерствам»
Основные делопроизводственные операции
  • Прием;
  • регистрация многократная;
  • направление на исполнение, т.е. указание по исполнению, решение, которое принималось руководителем — специалистом отрасли;
  • исполнение — проект решения готовит специалист отрасли по существу вопроса и документирует его; служба делопроизводства не влияет на разработку решения;
  • контроль исполнения (делопроизводственный по срокам исполнения; управленческий — по существу работы и принятых решений);
  • отправка;
  • формирование дел (дела, наряды, переписка);
  • хранение.

С начала XIX в. ставятся цели рационализации делопроизводства и повышения качества составления и оформления документов — «изящность формы письмоводства» и совершенствование «формы или порядка дел»; с середины XIX в. применяются типографские бланки, используются штампы, нумераторы для оформления реквизитов; с середины XIX в. и в начале XX в. — рационализация делопроизводства в Министерстве народного просвещения, в военном ведомстве, ведомстве путей сообщения, Министерстве юстиции и других в связи с развитием промышленного капитализма, которое требует управляемости. Некоторое заимствование опыта государственного управления Британской империи, в котором сочетались абсолютизм власти и государственное управление развитием промышленности в условиях капитализма

Окончание табл. 1.4

Критерии анализа Особенности делопроизводства и управления
Форма документа
  • Листовая, книжная, бланки, бланки с типовыми или трафаретными текстами;
  • с 1833 г. устанавливается единый размер листа бумаги;
  • с конца XIX в. для оформления документов применяются пишущие машины, для изготовления копий — множительные аппараты, для передачи информации и документов — телеграф и телефон
Формуляр документа
  • От текста отделяются все идентификационные реквизиты и получают свое место на площади листа бумаги;
  • сведения об авторе документа оформляются на бланке как постоянная информация;
  • повторяющиеся тексты изготавливаются на бланках в форме типовых или трафаретных текстов;
  • типовые формы документов (предписание, представление и ответы на них с правилами адресования и структурой текста) оформлены как приложения к Закону 1811 г.
Основные виды документов (видовой состав докумснтопо- токов)
  • Указы, предписания, повеления, предложения от вышестоящих органов подведомственным;
  • сообщение, отношение, ведение — переписка равностоящих учреждений;
  • внутренние документы — устав, положение, должностная инструкция, журналы, описи, ведомости, протоколы, журнал присутствия, доклад, докладная записка и т.п.;
  • правоустанавливающие документы — акты;
  • доношение, представление, рапорт, отчет — от подведомственных учреждений вышестоящим;
  • от граждан — прошения нескольких разновидностей (исковые, тяжебные, встречные, мировые, доносы и т.п.), жалобы (в порядке опротестования решений или действий нижестоящих учреждений), отзывы (жалобы на приговоры судов низшей инстанции)

Источник: https://studme.org/190831/dokumentovedenie/ispolnitelnoe_deloproizvodstvo

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector